2 september 2021

Stap 3 - Bepaal de regels en verdeel de werkzaamheden

De stichting is een feit. Nu stelt u de reglementen van de stichting vast en verdeelt u de werkzaamheden. Met anderen woorden: welke afspraken maakt u onderling voor een goede deling van gegevens op de systemen van PharmaPartners?

Zorg voor duidelijke afspraken

Bepaal de regels en afspraken van de samenwerking en richt op basis hiervan de werkwijze en reglementen van de stichting in. Binnen het cluster moeten ook zaken als financiële werkzaamheden, geschillenbeslechting, administratie en clusterbeheer opgepakt worden. Bepaal met elkaar wie welke werkzaamheden oppakt. Via de Deelnemersovereenkomst kunnen zorgaanbieders deelnemen aan de stichting en zich direct committeren aan afspraken en reglementen die als bijlage onderdeel vormen van de deelnemersovereenkomst.

Download |Deelnemersovereenkomst en bijbehorende bijlagen

Aan de hand van onze deelnemersovereenkomst richt u de interne structuur van uw cluster makkelijk in. Vervolgens gebruikt u deze overeenkomst en de praktische bijlagen om deelnemers aan de stichting en de gemaakte afspraken en reglementen te verbinden. Hieronder lichten we de verschillende bijlagen die wij hebben opgesteld en bij de deelnemersovereenkomst zijn gevoegd toe.

Download de deelnemersovereenkomst

Download de bijlagen van de deelnemersovereenkomst

Welke afspraken moet u zoal maken?

Formele afspraken en werkzaamheden

Dit zijn de algemene afspraken en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan het leiden van een stichting.

• Financiële afspraken
  Denk hierbij aan vergoeding voor het bestuur, clusterbeheer en eventuele inhuur van een externe specialist voor bijvoorbeeld geschillenbeslechting, oprichting of aanpassing van de statuten of de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Deelnameafspraken
  Op basis van de NZa-regelgeving hoort dit soort samenwerkingen in de zorg een objectief en non-discriminatoir regelement voor toe- en uittreding te hebben. Het is niet toegestaan om een zorgaanbieder op basis van subjectieve argumenten uit te sluiten bij de clustersamenwerking. Ook voorkomt een goed reglement dat deelnemers en/of potentiële deelnemers inhoudelijk met elkaar kunnen discussiëren over de vraag of een bepaalde zorgaanbieder wel of niet moet worden toegelaten tot de clustersamenwerking.
• Afspraken ter beslechting van geschillen
  Wanneer een groep zorgaanbieders samenwerkt, kan hierbij discussie of onenigheid ontstaan. Ook kan het voorkomen dat een (potentiële) deelnemer zich niet kan vinden in een bepaalde handeling of beslissing van het bestuur van de stichting. Daarom dient een reglement over geschillenbeslechting toegepast te worden .
• AVG-aspecten
  De stichting gaat als zelfstandige organisatie persoonsgegevens van de deelnemers verwerken. Denk aan deelnemersadministratie, financiële administratie, onderlinge communicatie, enz. Voor deze werkzaamheden dient de stichting op grond van de AVG te worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Vanwege deze omgang met persoonsgegevens moet de stichting vanuit de AVG nog meer zaken inregelen, zoals het bijhouden van een verwerkingsregister en een datalekkenregister, maar ook de omgang met eventuele datalekken en de opvolging van de uitvoering van AVG-rechten van een betrokkene.
• Overige formele werkzaamheden
  De organisatie moet ook werkzaamheden inregelen en verrichten die samenhangen met de rechtsvorm stichting. Denk hierbij aan deelnemersadministratie, houden van vergaderingen, bijhouden van jaarstukken, etc.

Materiële afspraken en werkzaamheden

Dit zijn de afspraken en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan hoe de deelnemers de samenwerking in de praktijk brengen. In het bijzonder zijn dit afspraken over de deling van gegevens via de systemen van PharmaPartners.

• Werkinstructies/afspraken bij gebruik van de systemen
  Voor een goede, veilige werkwijze en in het bijzonder een goede samenwerking en gegevensdeling op de systemen van PharmaPartners is het van belang dat deelnemers onderling duidelijke werkafspraken maken. Alleen dan borgt u goede en veilige gegevensuitdeling via de systemen.
• Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid.
  Bij de samenwerking tussen deelnemers op de systemen van PharmaPartners verwerken soms meerdere deelnemers gezamenlijk patiëntgegevens. Dit betekent dat sprake is van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid zoals bepaald in artikel 26 van de AVG. Daarom dienen de deelnemers onderling afspraken te maken over deze gezamenlijke verwerkingen van persoonsgegevens.
• AVG-informatieplicht
  Op grond van de informatieplicht die is opgenomen in de AVG, dienen zorgaanbieders transparant te zijn richting patiënten over de manier waarop met hun medische persoonsgegevens wordt omgegaan.
• Clusterbeheer
  Afspraken over clusterbeheer gaan over allerlei praktische werkzaamheden die te maken hebben met het beheer van het cluster en het faciliteren van de samenwerking.
  • Deelnemers toevoegen aan of schrappen uit de samenwerking.
  • Controleren, uitvoeren en terugkoppelen van ontdubbelaanvragen.
  • Onderhoud en updates van algemene gegevens en gegevenstabellen op de systemen.
  • Het bepalen, monitoren en bijsturen van de inrichting en werkwijze op de systemen voor het patiëntenbeheer.
  • Het maken van verwerkersafspraken tussen iedere deelnemer en de stichting.

Meer gedetailleerde en juridische toelichting