Cluster Compliancy | Samenwerken voor de beste zorg
In vijf stappen naar een cluster dat voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wetgeving |
In uw regio werkt u samen op een cluster met de apotheken die Pharmacom, en huisartsen die Medicom gebruiken. Dankzij dit cluster deelt u heel eenvoudig patiëntgegevens met hen, waardoor u makkelijker samenwerkt en altijd de laatst bijgewerkte gegevens voor u heeft als u een patiënt behandelt. Wetgeving stelt daarbij bepaalde eisen aan deze manier van gegevens delen. Wellicht denkt u op basis van bovenstaande; maar het Pharmacom/Medicom/Hapicom-clustermodel voldoet toch aan al deze eisen? Dat klopt, maar daarvoor dient u samen met de andere leden uw cluster de vijf stappen naar een uitwisselings- en samenwerkingscluster te zetten en zaken formeel goed in te regelen. Onderstaand stappenplan laat precies zien welke stappen dat zijn en verwijst u naar gratis documenten waarmee u uw cluster snel op de juiste manier inricht.
Waarom deze moeite? Omdat samenwerken binnen een cluster heel belangrijk is en bijdraagt aan de kwaliteit van de zorg! Dat willen we natuurlijk allemaal. Maar alleen als u deze vijf stappen heeft doorlopen en handelt in lijn met de afspraken kan de privacy en patiëntveiligheid bij het delen van patiëntgegevens in deze samenwerking worden geborgd en kan worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. Hierna kunt u snel en veilig patiëntgegevens delen met andere zorgaanbieders en optimale zorg bieden. In onderstaand stappenplan doorlopen we de vijf stappen met u. We gaan daarbij uit van een nog volledig op te zetten samenwerkingscluster. Misschien komt u erachter dat u één of meerdere stappen al op de juiste manier ingericht heeft. Mooi! Deze stap(pen) slaat u over of kunt u sneller doorlopen. Daarnaast voorzien we u van alle belangrijke juridische documentatie en informatie.
Waarom u de samenwerking zorgvuldig moet organiseren
Toezichthouders en de overheid stellen hoge eisen aan de samenwerking en gegevensdeling in de zorg. Voldoen zorgaanbieders niet aan deze eisen, dan kan de inspectie hoge boetes aan ze uitschrijven. Als u met andere zorgaanbieders samenwerkt binnen een cluster van PharmaPartners, voldoet u helaas niet automatisch aan deze eisen. Zet u onderstaande 5 stappen waarbij PharmaPartners in samenwerking met juridische professionals een handig pakket voor u heeft samengesteld met alle documenten die nodig zijn om een succesvol samenwerkingsverband op te zetten, dan heeft u de formele basis voor de samenwerking op de systemen ingeregeld, in lijn met de wet en eisen van toezichthouders.Toezichthouders en de overheid stellen hoge eisen aan de samenwerking en gegevensdeling in de zorg. Voldoen zorgaanbieders niet aan deze eisen, dan kan de inspectie hoge boetes opleggen.
Als u met andere zorgaanbieders samenwerkt binnen een cluster van PharmaPartners, voldoet u niet automatisch aan deze eisen. Zet u de onderstaande vijf stappen, dan heeft u de formele basis wel op orde. De verantwoordelijkheid om die stappen te zetten en de regels na te leven, ligt bij de zorgaanbieders zelf. Wij kunnen deze stappen niet voor u zetten, maar ondersteunen u hierbij zo veel mogelijk.
In vijf stappen naar een cluster dat aan de wet voldoet
De weg naar een cluster dat aan de AVG, overige wetgeving en de eisen van toezichthouders voldoet bestaat uit vijf stappen. Deze stappen vindt u hieronder. We gaan uit van een nog volledig op te zetten samenwerkingscluster. Misschien komt u erachter dat u één of meerdere stappen al op de juiste manier ingericht heeft. Mooi! Deze stap(pen) slaat u over of kunt u sneller doorlopen.
Stap 1 | Bepaal het doel, de doelgroep en het bestuur van de samenwerking
Samen met de huisartsenpraktijken, huisartsenposten en apotheken die met elkaar willen samenwerken, bepaalt u wat het doel van het cluster en de clustersamenwerking is. In de basis is de clustersamenwerking bedoeld om goede afspraken te maken over een veilige onderlinge gegevensdeling binnen de systemen van PharmaPartners. Maar u kunt er ook voor kiezen om meer samenwerkingsafspraken te maken, bijvoorbeeld voor het bereiken van gezamenlijke inkoopvoordelen of het inregelen van collectieve werknemersregelingen.
Ook stelt u samen vast wie de doelgroep is van de clustersamenwerking en hoe u wilt samenwerken. Tot slot bepaalt u ook welke collega’s het bestuur van het cluster gaan vormen en hoe jullie de werkzaamheden zullen oppakken of verdelen.
Stap 2 | Richt een samenwerkingsorganisatie op
Om op een veilige manier patiëntgegevens uit te kunnen wisselen op de systemen van PharmaPartners, moet u de samenwerking formeel vormgeven. Samen richt u een duidelijke samenwerkingsstructuur op waarin alle afspraken, werkzaamheden en functies worden ingeregeld en vastgelegd. Het beste kunt u een stichting oprichten. Een stichting heeft geen winstoogmerk en heeft geen leden, maar kan wel deelnemersovereenkomsten aangaan. Het is een heldere, duidelijke constructie, waarbinnen de afzonderlijke deelnemers niet persoonlijk (hoofdelijk) aansprakelijk zijn voor de activiteiten die de stichting uitvoert. Wij hebben met een deskundig notariskantoor een voorbeeld voor statuten opgesteld.
Download | Oprichtingsakte
Bespaar uzelf en de notaris veel werk met deze kant-en-klare oprichtingsakte die is aangepast aan de meest recente wetgeving. Notariskantoor KaEP uit Utrecht heeft deze waterdichte akte voor u opgesteld en kan op basis hiervan tegen een aantrekkelijk tarief de oprichting verzorgen.
Stap 3 | Bepaal de regels en verdeel de werkzaamheden
De stichting is een feit. Nu stelt u de reglementen van de stichting vast en verdeelt u de werkzaamheden. Met anderen woorden, welke afspraken maakt u onderling voor een veilige deling van gegevens op de systemen van PharmaPartners. U maakt bijvoorbeeld afspraken over de manier waarop op de systemen wordt gewerkt (uitgewisseld), maar ook financiële afspraken over de manier waarop de deelnemers de kosten dragen. Ook legt u vast hoe deelnemers toe- of uittreden, en u bepaalt hoe u omgaat met eventuele geschillen. In de standaard deelnemersovereenkomst die PharmaPartners voor u opgesteld heeft, leest u precies over welke zaken u afspraken moet maken met elkaar. Bij de deelnemersovereenkomst hebben we diverse bijlagen toegevoegd die hiervoor kunnen worden gebruikt.
Download | Deelnemersovereenkomst en bijlagen
Aan de hand van onze deelnemersovereenkomst richt u de interne structuur van uw cluster makkelijk in. Vervolgens gebruikt u deze overeenkomst om deelnemers aan de stichting en de gemaakte afspraken en reglementen te verbinden.
Download de deelnemersovereenkomst
Download bijlagen deelnemersovereenkomst
Stap 4 | Formaliseer de samenwerking
We zijn er bijna. Nu alles staat, moeten de zorgaanbieders die onderling patiëntinformatie uit willen wisselen en vallen binnen de doelgroep, zich formeel aan de stichting verbinden. Elke deelnemer tekent de deelnemersovereenkomst en bindt zich aan de werkwijze, afspraken en reglementen van het cluster die als bijlage bij de deelnemersovereenkomst zitten. De stichting sluit ook een samenwerkingsovereenkomst met PharmaPartners. Wanneer dit is gebeurd, kan iedereen veilig, volgens de eisen van de wet en conform de overeengekomen afspraken patiëntgegevens delen op de systemen van PharmaPartners.
Download | Deelnemersovereenkomst en bijlagen
Aan de hand van onze deelnemersovereenkomst richt u de interne structuur van uw cluster makkelijk in. Vervolgens gebruikt u deze overeenkomst om deelnemers aan de stichting en de gemaakte afspraken en reglementen te verbinden.
Download de deelnemersovereenkomst
Download bijlagen deelnemersovereenkomst
Download | Samenwerkingsovereenkomst
Alstublieft. De samenwerkingsovereenkomst waarmee u afspraken maakt met PharmaPartners en PharmaPartners aanstelt als sub-verwerker. Na het tekenen van deze laatste overeenkomst is de formele basis van uw cluster op orde.
Download de samenwerkingsovereenkomst
Stap 5 | Houd de organisatie draaiende
Gefeliciteerd. Alle handtekeningen zijn gezet en de samenwerkingsovereenkomst met PharmaPartners is getekend. De basis is nu op orde. Nu is het aan u en de overige deelnemers om de stichting draaiende te houden. Zo dient de administratie op orde gehouden te worden. Ook moet u uitvoering geven aan de verschillende werkzaamheden die bij stap 3 zijn bepaald. Vergeet bovendien niet om PharmaPartners aan te sluiten bij wijzigingen in functies of deelnemers, zo houden we gezamenlijk onze administratie juist en volledig.
Doe uw voordeel met het Cluster Compliancy Pakket van PharmaPartners
PharmaPartners heeft een handig pakket voor u samengesteld met alle documenten die nodig zijn om een samenwerkingsverband op te zetten. Alle documenten zijn voor u opgesteld door juridische professionals. Het pakket bevat álle documenten die nodig heeft om een cluster op te richten en goed in te regelen, waaronder een standaard Oprichtingsakte, een standaard Deelnemersovereenkomst met praktische bijlagen en een standaard Samenwerkingsovereenkomst. Alle documenten van het pakket vindt u onderaan deze pagina bij download de belangrijke documentatie!
U werkt al samen in een cluster? Doe de check!
Met de fit-gap-analyse van Eldermans|Geerts Advocaten ziet u direct welke stappen uw cluster nog moet zetten om volledig te voldoen aan de eisen vanuit de AVG. Eldermans|Geerts Advocaten biedt deze analyse aan tegen een vaste prijs.
Wilt u de begeleiding van het gehele traject uit handen geven, dan kan dat ook via Eldermans|Geerts.