Service Apotheek Schuilenburg start met Digitaal Recept

Apotheker Kirsten van Biert was het liefst tien jaar geleden al gestart met Digitaal Recept. Afgelopen zomer hadden zij en haar team er dan ook ‘vet veel zin in’ om eindelijk papierloos te gaan werken in Service Apotheek Schuilenburg te Amersfoort. “Het liep vrij snel gesmeerd.”

Digitaal Recept is de nieuwe module die PharmaPartners in nauwe samenwerking ontwikkelde met BENU Apotheken. Geïntegreerd in apotheekinformatiesysteem Pharmacom maakt het systeem rondslingerende receptbriefjes voortaan overbodig.

Geen gesleep met briefjes

Uitgangspunt van Digitaal Recept is dat alles wat digitaal de apotheek binnenkomt ook digitaal blijft. “Een verademing”, vindt Van Biert. “Want wat voegt een receptbriefje volgeplakt met stickers toe als je alle informatie direct op je scherm kunt zien? Ik ben erg blij dat ik niet meer met briefjes heen en weer door de apotheek hoef te slepen.”

Digitaal Recept toont het recept met alle aanschrijfinformatie op één beeld. “Groot voordeel is dat ik aan het eind van de dag ook niet meer álle recepten hoef te checken. Ik zie nu meteen bij de eerste uitgifte al op het scherm welke recepten extra controle nodig hebben. Dat is veiliger en geeft mij meer rust en overzicht.”

Voorlichting van PharmaPartners

De BENU-apotheken startten in april als eersten met Digitaal Recept. In de zomer volgden een aantal  zelfstandige apotheken waaronder Service Apotheek Schuilenburg. “De vakantieperiode vond ik een mooie periode om te starten”, vertelt Van Biert “In een klein clubje konden we goed testen wat de beste werkwijze was. PharmaPartners kwam eerst bij ons langs om onze assistentes kennis te laten maken met Digitaal Recept. Dat werkte goed. Naar een externe partij wordt anders geluisterd dan naar de leidinggevende zelf. Ik zal nooit vergeten hoe onze medewerkers aan het einde van de voorlichtingssessie met een big smile de vergaderruimte uit liepen en riepen: ‘We hebben er vet veel zin in!’ Dat had ik echt niet durven dromen.”

“Ik zal nooit vergeten hoe onze medewerkers aan het einde van de voorlichtingssessie met een big smile de vergaderruimte uit liepen en riepen: ‘We hebben er vet veel zin in!’ Dat had ik echt niet durven dromen."

Webinars

Twee consultants van PharmaPartners ondersteunden Apotheek Schuilenburg ook tijdens de eerste echte werkdag met Digitaal Recept. Van Biert: “Dat was heel fijn. Om te wennen werkten we aan het begin van de ochtend eerst nog met de oude receptbriefjes én Digitaal Recept. Tegen het einde van de ochtend werd al geen briefje meer geprint. Het liep eigenlijk heel gesmeerd. De consultants van PharmaPartners  konden snel naar huis.”

De assistentes die met vakantie waren en in een latere fase insprongen, kregen digitale scholing via de webinars van PharmaPartners. “We konden elkaar ook goed wegwijs maken”, zegt Van Biert. “Wat zeker meespeelt, is dat we een relatief jong, flexibel team zijn.”

Pilotfase

De zelfstandige apotheken bevinden zich nu nog in de pilotfase van Digitaal Recept. Dat betekent dat de nieuwe software nog verder wordt geperfectioneerd en uitgebreid met functionaliteiten op basis van ervaringen in de praktijk. Van Biert:  “Elke week stuur ik PharmaPartners een bericht met dingen waar we tegenaan lopen. Zo wordt bij een merkwisseling van een preferent medicijn al tijdens het aanschrijven een labelwisselingsetiketje geprint. Dat papiertje zwerft dan ergens los rond. Het is beter als dit bij afgifte wordt geprint. Ook niet handig is dat recepten na gedeeltelijke levering in het archief verdwijnen. Beter is als ze in de status bestelling blijven staan zonder dat je nog een extra handeling moet doen, wat nu wel het geval is.”

Vertrouwen in systeem

Zo zijn er nog wel meer workarounds die om een aanpassing vragen. “In een pilot moet  je soms even doorbijten”, weet Van Biert. “Wij kunnen daar makkelijk mee dealen en zouden ook echt niet meer terug willen. De balans slaat nog altijd positief uit: overal levert Digitaal Recept ons meer efficiency op. Ik denk dat het belangrijk is dat je als apotheker oude werkwijzen durft los te laten en vertrouwt op het systeem. Persoonlijk heb ik daar geen moeite mee. De inspectie Gezondheidszorg en Jeugd is positief over de module. Dan kan ik ervan uitgaan dat het systeem waterdicht is.”