Service Apotheek Oostermoer informeert patiënten snel, veilig en makkelijk met Communicatie-module

Patiënten goed informeren over hun medicatie nam voorheen heel wat tijd in beslag voor de apothekersassistenten van Service Apotheek Oostermoer. Zeker wanneer patiënten hun medicijnen buiten de openingstijden van de apotheek ophaalden. Met behulp van de gratis Communicatie-module in Pharmacom gaat dat nu veel makkelijker en vooral sneller.

Service Apotheek Oostermoer verzorgt de medicijnen voor patiënten in en rond het Drentse dorp Gieten. “Wij vinden het belangrijk om onze patiënten regelmatig te informeren over wijzigingen in hun medicatie”, zegt apotheker Corneel Bouman van Service Apotheek Oostermoer. “Bijvoorbeeld omdat een bepaald merk niet voorradig is of de in te nemen hoeveelheid is gewijzigd. Goede communicatie is heel belangrijk voor de patiëntveiligheid. Je zorgt er zo voor dat patiënten medicijnen op de juiste manier gebruiken. Ook voorkom je allerlei vragen achteraf.”

Door afhaalkluis niet aan de balie

Veel patiënten van Service Apotheek Oostermoer maken gebruik van een afhaalkluis, waardoor ze ook buiten openingstijden hun medicijnen op kunnen halen. “Dat werkt hartstikke goed, maar daardoor zien we patiënten niet meer aan de balie en kunnen we geen toelichting geven”, legt Bouman uit. “Onze assistenten moesten patiënten daarom vaak nog mailen of bellen en dat kostte veel tijd. Mails moeten bijvoorbeeld beveiligd verstuurd worden. Daar moesten ze dan weer een ander programma voor openen. Dat wilden we graag anders aanpakken.”

Met de tijd mee

Begin 2024 voerde de apotheek veel veranderingen door in het gebruik van Pharmacom. “We wilden nog efficiënter werken en meer met de tijd meegaan”, vertelt Bouman. “Sindsdien gebruiken we meer modules binnen Pharmacom, waaronder de nieuwe Communicatie-module.” Die module bleek een schot in de roos. “Onze assistenten zijn er erg enthousiast over. Ze brengen nu in een paar klikken patiënten op de hoogte van wijzigingen. Dat gaat echt veel sneller dan voorheen.”

Maskerbrieven direct versturen

Met de Communicatie-module kunnen apotheken vanuit het patiëntendossier direct een mail versturen naar een patiënt. “Je stelt eenmalig een aantal zogeheten maskerbrieven op”, legt Bouman uit. “Dat zijn standaardmails die je vaak verstuurt, zoals een bericht over een aangepaste hoeveelheid in te nemen medicatie. Als onze assistenten vervolgens zo’n bericht moeten sturen, dan hoeven ze die maskerbrief alleen te selecteren en eventueel wat aanvullende informatie toe te voegen. Daarna kunnen ze de mail direct verzenden, compleet beveiligd.”

“Onze assistenten zijn erg enthousiast over de nieuwe Communicatie-module. Ze brengen nu in een paar klikken patiënten op de hoogte van wijzigingen. Dat gaat echt veel sneller dan voorheen.”

Vanuit één scherm beveiligd informeren

De maskerbrieven maken het eenvoudiger om patiënten te informeren. “Ik heb negen maskerbrieven ingericht”, gaat Bouman verder. “Dat zijn de meest voorkomende berichten die we versturen. Ik heb er bijvoorbeeld ook eentje ingericht voor berichten aan de Trombosedienst, want daar hebben we vaak contact mee.” De maskerbrieven zijn een groot voordeel, meent Bouman, maar zeker niet het enige. “Onze assistenten kunnen nu vanuit hetzelfde scherm in Pharmacom een beveiligde mail versturen. Dat scheelt heel wat handelingen, daarom is het gewoon vele malen efficiënter.”

Zo aan de slag met de Communicatie-module

Starten met de Communicatie-module vereist geen ingewikkeld implementatieproces. “We konden er zo mee aan de slag”, zegt Bouman. “Wel moet je even de tijd nemen om de maskerbrieven goed in te richten. Je moet de brieven natuurlijk schrijven, maar ook enkele codes gebruiken. Bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat de naam van de patiënt automatisch in de aanhef verschijnt. Moeilijk is het niet, want PharmaPartners heeft daar een duidelijke handleiding voor gemaakt.”

Voor apothekers die met de Communicatie-module aan de slag willen, heeft Bouman een belangrijke tip. “Zorg dat de gegevens van al je patiënten op orde zijn. Je hebt namelijk het e-mailadres én 06-nummer nodig. Anders kun je ze logischerwijs niet beveiligd mailen, want dan kunnen patiënten geen code op hun telefoon ontvangen om in te loggen. De juiste gegevens zijn dus wel een vereiste, anders kun je de module niet optimaal benutten.”

Prettiger werken en meer tijd over

De apothekersassistenten van Service Apotheek Oostermoer maken inmiddels veelvuldig gebruik van de module. “Ik gok dat ze bijna tien mails per dag versturen via de Communicatie-module. En ze zijn er erg blij mee. Het is vrijwel meteen een logisch onderdeel van hun werk geworden. Het werkt prettiger en ze houden meer tijd over voor andere patiënten. Daarnaast krijgen de patiënten die de afhaalkluis gebruiken sneller de informatie die ze nodig hebben om hun medicatie op de juiste manier te gebruiken. Dus ja, de Communicatie-module werkt gewoon heel goed voor ons.”