BENU Apotheek bijt spits af met Digitaal Recept

“Voor ons voelt het als een grote stap voorwaarts”

Folgert Haverdings van BENU Apotheek Haren noemt Digitaal Recept van PharmaPartners een grote stap voorwaarts . In mei startte zijn apotheek als eerste met ‘papierloos werken’. “Yes, dit is het! Nu gaat het gebeuren.”

Apotheker Haverdings staat samen met zijn collega apothekers Erik Duin en Roland Wybrands aan de wieg van Digitaal Recept. De module is door BENU en PharmaPartners in nauw overleg bedacht en ontwikkeld. Geïntegreerd in apotheekinformatiesysteem Pharmacom maakt Digitaal Recept grotendeels een einde aan het ‘heen-en-weer geschuif met receptbriefjes in rommelige bakjes’, zoals Haverdings zegt. Iets wat hij lange tijd met lede ogen aanzag.

Positief sentiment

In het voorjaar beet de BENU Apotheek in Haren de spits af door als eerste met Digitaal Recept te werken. “Een buitengewone ervaring”, zegt Haverdings. “Natuurlijk is het wennen als je recepten ineens volledig digitaal gaat verwerken. De eerste testfase brengt vanzelfsprekend ook stress mee. Daar staat tegenover dat je mede bepaalt hoe deze nieuwe manier van werken eruit komt te zien. Dát positieve sentiment overheerste in ons hele team. Eenmaal overgeschakeld op Digitaal Recept wilde niemand meer terug.”

Efficiencyslag

Uitgangspunt van de nieuwe module is dat alle recepten die digitaal de apotheek binnenkomen digitaal blijven. Digitalisering past in deze tijd en heeft grote voordelen, ervaart Haverdings. “Zonder rondslingerende receptbriefjes en stroken etiketten oogt de apotheek in controle en opgeruimd. Dat brengt rust. Het betekent ook een efficiencyslag. Alle receptinformatie is voor iedereen zichtbaar op één en dezelfde werkplek. Dat scheelt zoekwerk. Het is duidelijk waar recepten staan, wat hun status is en welke actie moet volgen. Daarnaast verbetert de medicatieveiligheid. De computer dwingt nu extra controle van risicorecepten af. Voorheen was ik daarvoor volledig afhankelijk van de assistentes. Als zij per abuis vergaten een recept als risicovol aan te duiden, werd het niet conform de eisen van de inspectie dubbel gecontroleerd.”

“Zonder rondslingerende receptbriefjes en stroken etiketten oogt de apotheek in controle en opgeruimd. Dat brengt rust. Het betekent ook een efficiencyslag. Alle receptinformatie is voor iedereen zichtbaar op één en dezelfde werkplek. Dat scheelt zoekwerk."

Vertrouwen

Over de overgang Digitaal Recept is zowel door BENU als PharmaPartners niet lichtvaardig gedacht, vertelt Haverdings.  “Op dag één kwam een heel legertje IT-deskundigen van PharmaPartners en BENU collega’s met ons mee kijken en oefenen. De eerste twee maanden draaiden we simultaan met Digitaal Recept en receptbriefjes. Experimenteren was nodig om de kinderziektes eruit te halen. In juli was Digitaal Recept zo ver ontwikkeld dat we de stap naar papierloos durfden te nemen. Dat was niet eens meer zó spannend. We vertrouwden op de module en hadden genoeg ervaring opgedaan. Ook al waren er heus nog wel ontbrekende functionaliteiten. Om deze goed op te vangen, spraken we met elkaar duidelijke workarounds af.”

Kurk van de fles

Naast Haren startten in de zomer nog twee BENU-apotheken met Digitaal recept. Dit najaar zullen meer zelfstandige- en BENU-apotheken volgen. “Hun voordeel is dat wij het vuile werk hebben opgeknapt”, grapt Haverdings. “In de pilotfase is Digitaal Recept een stuk verbeterd en uitgebreid met diverse functionaliteiten. Collega apothekers profiteren van deze toegevoegde functionaliteit en doorgevoerde revisies en zullen minder ongemak en meer plezier ervaren dan wij afgelopen zomer. Vanaf nu wordt het alleen maar beter, want we blijven ontwikkelen. Door Digitaal Recept is de kurk van de fles en staat de weg naar verdere automatisering open.”

Meer rust en werkplezier

Om andere BENU-apotheken soepel te laten aansluiten met papierloos werken ontwikkelt de keten een eigen implementatiehandleiding. “Startende apothekers kijken en werken eerst een dag mee in een van de drie pilotapotheken. We bereiden ze voor op vragen als: Welke werkprocessen moeten veranderen? Waar krijgen medewerkers mee te maken? Dat staat ook allemaal omschreven in de handleiding. De invoering van Digitaal Recept betekent echt een grote verandering. Het is een uitdaging waar je als apotheker best wat leiderschap en organisatorisch talent voor nodig hebt. Maar als het systeem eenmaal loopt, is de rust, het werkplezier en de zorgkwaliteit in de apotheek groter dan voorheen. Daarvan ben ik overtuigd.”