Apotheek Hoogland enthousiast over innovatie Digitaal Facturen

Apotheek Hoogland in Sliedrecht werkt sinds een half jaar met de nieuwe module Digitaal Factureren van PharmaPartners. “Nu, tijdens de coronacrisis blijkt het digitaal factureren extra handig”, merkt locatiemanager en assistente Anja Boxman. “We bezorgen veel meer medicatie thuis, dus rekenen minder mensen hun niet-verzekerde middelen direct aan de balie af.”

“We hopen dat de mensen die thuisblijven vanwege de coronamaatregelen straks weer gewoon naar onze balie komen”, vervolgt Boxman. “Maar voor nu is Digitaal Factureren een mooie oplossing om ook deze cliënten thuis per e-mail hun rekening voor niet verzekerde medicatie te sturen.”

Totaaloverzicht in één oogopslag

Digitaal Facturen maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit apotheekinformatiesysteem Pharmacom eenvoudig en veilig digitaal rekeningen te versturen. “Het is fantastisch”, vindt Anja Boxman. “In één oogopslag zie ik een totaaloverzicht van alle facturen op mijn beeldscherm. Ik kan de rekeningen via een zoekfunctie controleren en aanpassen.  Zo pik ik er snel de facturen uit die toch naar de verzekeraar moeten of kan ik bijvoorbeeld gemakkelijk alle rekeningen boven de tien euro selecteren.”

Efficiënter en meer van deze tijd

Een groep gebruikers koos Digitaal Factureren tijdens de Pharmacom Innovatiedag 2019 als nieuw gezamenlijk gedragen en gefinancierd innovatieproject. Honderd apotheken tekenden voor afname van de module en leverden input vanaf de ontwerp- tot en met de testfase.

Boxman: “Apotheek Hoogland is een groot voorstander van vernieuwing en doet graag met dit soort pilots mee. Wij zijn namelijk liever niet teveel met logistiek bezig, zodat we meer tijd overhouden voor goede zorg aan onze cliënten. Dan moet je innoveren. Niet voor niets won onze apotheek drie keer de innovatieprijs van apothekersvereniging KNMP.”

“Factureren kon nog zeker efficiënter”, vervolgt Boxman. “Elk maand honderden rekeningen printen, handmatig nakijken en in enveloppen met postzegel stoppen is niet meer van deze tijd.”

“Elk maand honderden rekeningen printen, handmatig nakijken en in enveloppen met postzegel stoppen is niet meer van deze tijd.”

Betaallink

Daar is de 70-jarige gepensioneerde assistente Thea Boer het helemaal mee eens. Zij doet nog steeds de administratie in Apotheek Hoogland en pikte het digitaal factureren snel op. “Eerlijk gezegd zag ik er best tegenop en dacht: ‘Dit wordt helemaal niks.’ Dat viel gelukkig mee. Als je het eenmaal snapt en gewoon aan het werk gaat, wordt het vanzelf leuk om te doen. Ik ben er ook best wel trots op dat ik dit nog kan en mag doen.”

Anja Boxman benadrukt dat het erg fijn was om mee te denken vanaf de ontwerpfase tot en met de testfase van Digitaal Factureren. “Onze wensen zijn gehonoreerd. Voor Thea waren de letters in de module aanvankelijk te klein. Nu kunnen we ze vergroten. Dat is erg prettig. Andere wensen zijn een betaallink en een extra mogelijkheid om digitaal te factureren naar contactpersonen van de cliënt.  PharmaPartners onderzoekt de mogelijkheden van een betaallink. De wens om te factureren naar contactpersonen van de cliënt is inmiddels in ontwikkeling.”

Wees voorbereid op vragen

Voor apothekers die starten met Digitaal Factureren heeft Apotheek Hoogland een tip. Boxman. “Op de dag dat cliënten voor het eerst een digitale factuur ontvangen, komen er veel telefoontjes binnen.  Dat is eenmalig vanwege de nieuwigheid. Zorg dat assistentes voorbereid zijn op vragen.  Cliënten kunnen de facturen bijvoorbeeld niet altijd openen op hun telefoon. Dat lukt wel op een tablet of computer. Dat moeten mensen even weten. Het leuke is dat ze daarna vaak gelijk betalen.”