Afspraak- en Actieplanner: Verbeteringen naar een efficiënter systeem

In de 36 jaar dat ze bij dezelfde huisartsengroep werkt, heeft Angélique Dankers, praktijkmanager bij Huisartsenpraktijk Smits en Roefs, vele veranderingen in de agenda van Medicom voorbij zien komen: “We begonnen met het zwart-witte Medicom, toen nog Medicom Classic. Als je dat nu bekijkt, vraag je je echt af: ‘Waar kijk ik naar?’ In de loop der jaren is Medicom al enorm verbeterd, zo ook de agenda.” 

Waar veel Medicom-gebruikers nog gebruikmaken van de huidige agenda, stapte Dankers al over op de Afspraak- en Actieplanner zodra de pilotversie beschikbaar kwam. “Op zich is er niets mis met de vorige agenda, maar hij is wel wat verouderd en loopt achter. Nu alles in Medicom stap voor stap moderner en frisser wordt, vond ik dat ook de agenda wel een update kon gebruiken,” zegt Dankers. Aan zo’n update wordt hard gewerkt door Cees van Huët, Product Owner en Business Analist Huisartsenzorg, en zijn team: “Er zijn de afgelopen tijd verschillende aanpassingen gedaan in de Afspraak- en Actieplanner. Waar in eerste instantie alle onderdelen in één overzicht stond, zijn nu de onderdelen van de planningassistent en de patiëntgegevens gesplitst. Dit zorgt onder andere voor een rustiger overzicht in de Afspraakplanner. Daarnaast hebben we de weergave in de planner verticaal gemaakt. Voorheen was deze horizontaal, maar deze aanpassing creëert veel meer overzicht.” Dankers beaamt dit: “De nieuwe setting geeft inderdaad veel meer rust en biedt een beter overzicht.” 

Meer efficiëntie, minder tijdverlies  

Naast het frisse, moderne en rustige uiterlijk van de Afspraak- en Actieplanner, bieden ze ook functionele voordelen in het gebruik, ten opzichte van de vorige agenda. Van Huët: “Er zijn verschillende onderdelen in de Afspraak- en Actieplanner die de workflow binnen de huisartsenpraktijk verbeteren. Denk hierbij aan de mogelijkheid om in de Actieplanner te kunnen selecteren op de juiste uitvoerder van een actie. Het is daarbij ook mogelijk om bij een agenda een specifieke uitvoerder automatisch te laten selecteren. Dit zorgt voor tijdswinst, omdat je dan bij het openen van de Actieplanner alleen nog maar het onderwerp en de omschrijving van de actie in hoeft te vullen.” Dankers beaamt de voordelen: “Het gebruik van de Afspraak- en Actieplanner heeft zeker de efficiëntie vergroot binnen de agenda. Eén van de voordelen van de Afspraakplanner is dat je bij het inplannen van een afspraak voor een patiënt direct kunt zien welke afspraken al gepland staan of eerder gepland waren. Daarnaast is ook de Actieplanner enorm fijn. Waar ik het meest blij mee ben, is als ik op een dag niet toekom aan de actie die gepland staat, deze gemakkelijk doorschuift naar de volgende dag waarin diezelfde werklijst staat gedefinieerd. Dit werkt perfect!” Van Huët vult aan: “We horen regelmatig van gebruikers van de Actieplanner hoe handig ze het vinden om acties in de agenda van collega’s te plaatsen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld acties in de agenda van de arts zetten of eigen taken verplaatsen naar diens agenda. De arts kan deze acties vervolgens afronden of, indien nodig, terugzetten naar de agenda van de assistente.” 

Samen naar betere resultaten

Binnen Huisartsenpraktijk Smits en Roefs zijn ze erg blij met nieuwe ontwikkelingen. Dat Dankers vanaf het begin van de pilot al gebruikmaakt van de Afspraak- en Actieplanner, is dan ook geen toeval: “Wij houden van moderne innovaties en staan graag vooraan in het toepassen van nieuwe ontwikkelingen. Ik zit zelf ook in de Special Interest Group (SIG), waardoor ik altijd al vroeg betrokken wordt bij de aanpassingen die eraan komen. Daarnaast mogen wij ook zelf meedenken over nieuwe ontwikkelingen.”  

PharmaPartners hecht veel waarde aan de feedback van klanten. Deze feedback wordt opgehaald bij zowel SIG-bijeenkomsten als bij klantbezoeken. Van Huët: “Tijdens SIG-bijeenkomsten geven wij een update van de status en ontwikkelingen binnen de Afspraak- en Actieplanner. Hierbij vragen we om de mening van de SIG-leden; welke ontwikkelingen hebben prioriteit en welke minder? Ook bij klantbezoeken vragen we om dergelijke feedback.” Dankers vult aan: “Het proactief luisteren naar de klant vind ik een heel positief beleid dat vanuit PharmaPartners wordt gevolgd. Daarnaast krijgen we ook regelmatig bezoek, waardoor wij kunnen laten zien hoe het in de praktijk eraan toe gaat. Hierdoor voel je je echt gehoord. Wat achter een bureau bedacht wordt, kan soms in de praktijk anders uitpakken. Het nauwe contact is niet alleen leuk, maar zorgt er ook voor dat we samen tot betere resultaten kunnen komen.” 

''Het proactief luisteren naar de klant vind ik een heel positief beleid dat vanuit PharmaPartners wordt gevolgd.''

Implementeren in de dagelijkse praktijk 

Op basis van input vanuit de CAM en SIG zijn er verschillende verbeteringen doorgevoerd aan de Afspraak- en Actieplanner. De focus ligt nu op de implementatie in de dagelijkse praktijk. Martijn Kaelen, Product Owner en Business Analist Huisartsenzorg, en zijn team zetten zich hier volop voor in. Kaelen: “We hebben diverse hulpmiddelen gemaakt om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Denk hierbij aan instructievideo’s en gebruikershandleidingen met praktische tips, er worden Webinars georganiseerd en in de applicatie zelf is ook alle aanvullende informatie direct te raadplegen.” Dankers geeft als tip: “Wat ik vooral mee wil geven aan nieuwe gebruikers is: neem de tijd en heb geduld. Denk niet meteen ‘ik snap het niet, het is niets voor mij.’ Geef het echt een paar weken de tijd en zo raak je vanzelf gewend aan de nieuwe manier van werken. Daarbovenop is die nieuwe manier van werken niet eens zo heel anders dan voorheen. Ga er vooral gewoon mee aan de slag; het is het echt waard.” 

Binnenkort stappen wij over op de Afspraak- en Actieplanner. Wij adviseren u om de praktijk hier alvast op voor te bereiden door de beschikbare informatie door te nemen. Deze informatie kunt u hier raadplegen. U ontvangt bericht met meer informatie over de overstap.