Een aanmeldzuil biedt assistent én praktijk rust en ruimte

Het tekort aan doktersassistenten en de werkdruk in de praktijk vormen een steeds groter probleem voor huisartsen. Ook Huisartsenpraktijk De Blauwe Tulp loopt hier tegenaan. Dus zocht de praktijk naar innovatieve oplossingen. De aanmeldzuil van Wachtkamerschermen® biedt de praktijk uitkomst: een oplossing waaraan eValue8 en PharmaPartners samenwerken. Het resultaat is een rustige wachtruimte, een beperkt geopende balie en een assistent met ruimte voor zorgtaken.

Huisartsenpraktijk De Blauwe Tulp heeft 6500 patiënten en bevindt zich in de Schilderswijk in Den Haag. “Deze buurt is aangemerkt als achterstandswijk”, licht Adri Verbaan, praktijkmanager bij De Blauwe Tulp, toe. “Ongeveer 92% van onze patiënten heeft een migratieachtergrond. De eerstegeneratie-migranten onder onze patiënten spreken vaak geen Nederlands en onze patiënten hebben lage gezondheidsvaardigheden.”

De praktijk zelf is onderdeel van gezondheidscentrum De Rubenshoek. Naast medische zorg, bieden zorgverleners in dit centrum ook veel psychosociale ondersteuning. “Daarin geldt de Rubenshoek als best practice”, vertelt Verbaan. “Patiënten kunnen hier bijvoorbeeld ook terecht voor maatschappelijk werk en financiële ondersteuning. Dat maakt zorg voor onze patiënten laagdrempelig en vertrouwd.”

Lange rijen aan de balie

In het grote gezondheidscentrum is de bewegwijzering naar de verschillende zorgverleners cruciaal. “Patiënten kunnen vaak de weg niet vinden en komen dan bij onze praktijkbalie terecht. Dat leidde tot lange rijen, terwijl wij kampen met het arbeidstekort. Het verloop aan assistenten is ook in onze praktijk enorm hoog”, legt Verbaan uit.

De praktijk wilde dit anders. “Onze aanpak tijdens covid wees daarin de weg”, blikt Verbaan terug. “Onze populatie is digitaler dan we dachten. Bovendien komen veel patiënten wel eens op het vliegveld of in het ziekenhuis. Daar hebben ze ook aanmeldzuilen. Wij wilden dus zo’n zuil inzetten.”

Makkelijke start met de aanmeldzuil

Sinds juni 2023 is het zover. De Blauwe Tulp was een van de eerste praktijken die de aanmeldzuil van Wachtkamerschermen® met de koppeling naar Medicom ging gebruiken. “We gebruiken de aanmeldzuil nu al drie kwart jaar naar volle tevredenheid”, vindt Verbaan. “De start ging heel makkelijk en eigenlijk zonder weerstand. We hebben de eerste weken wel een hospitalitystagiaire ingezet als gastvrouw. Maar mensen helpen elkaar als ze er niet uitkomen of ze melden zich alsnog bij onze balie. Negen van de tien patiënten meldt zich nu aan via de aanmeldzuil.”

Balie minder belast

Verbaan is helder over de voordelen: “Onze baliefunctie is veel minder belast. We voorkomen vragen die eigenlijk helemaal niet bij ons horen. Hierdoor kunnen we de balie in de middag sluiten, waardoor we minder assistenten nodig hebben.” En de doktersassistenten die nu in de praktijk werken hebben een afwisselendere en uitdagendere baan. Verbaan: “Onze assistenten richten zich in de middag op zorg gerelateerde taken, zoals een eigen spreekuur. Hiermee ontlasten ze onze huisarts. En hebben we onderbezetting, dan gaat de balie gewoon dicht. Dat was voorheen ondenkbaar.”

“Mensen zijn ook gewend aan aanmeldzuilen. In het begin was er een enkeling die de zuil onpersoonlijk vond, maar eigenlijk horen we dit van niemand terug.” Verbaan merkt ook een waardevol neveneffect doordat de balie vaker gesloten is: “De agressie die we ervaren vanuit patiënten, vermindert. We hebben minder conflictsituaties aan de balie en onze assistenten werken dus veiliger.”

De kansen die een aanmeldzuil biedt

Verbaan hoopt dat de aanmeldzuil en de koppeling met Medicom nog verder worden ontwikkeld: “Het zou mooi zijn als patiënten via de aanmeldzuil bijvoorbeeld een veranderd adres, telefoonnummer of e-mail kunnen doorgeven. Dat zou veel werk schelen. Nu houden we alle mutaties maar lastig bij.”

Inmiddels heeft de praktijk wel al de volgende stap gezet met de eigen aanmeldzuil. Verbaan: “We hebben nu ook vragen opgenomen die we heel vaak aan de balie kregen. Zo kunnen patiënten nu bloedprikken of fysiotherapie aanklikken, waarna ze naar de juiste wachtkamer verwezen worden.” Daar wil Verbaan nog een stap verder in gaan: “In de toekomst willen we dat patiënten die komen voor een CRP-onderzoek of urinetest, zich ook via de aanmeldzuil aanmelden.”

Met alle kansen die de aanmeldzuil biedt, is Verbaans advies aan andere praktijken geen verrassing: “Een aanmeldzuil helpt je echt de zorg anders organiseren. Zowel in grote als kleine praktijken. Ga het dus vooral doen.”