Telefonie-integratie met Medicom welkome verademing voor MC Loudon

Na een turbulent coronajaar nam Medisch Centrum Loudon in februari 2021 de Telefonie-integratie van PharmaPartners in gebruik. Vooraf twijfelde praktijkmanager Wendy Stumpel, maar ze ging toch overstag. In dit verhaal legt ze uit waarom dat was en vertelt ze wat de integratie assistenten en huisartsen brengt.

MC Loudon is een groot gezondheidscentrum met twee locaties in Den Haag; een in de wijk Bezuidenhout en een in Mariahoeve. De zorgverleners van het centrum bieden zorg aan maar liefst 16.000 patiënten. MC Loudon is tevens een opleidingsplek voor jonge dokters van de Universiteit van Leiden. Zij leren er het vak van huisarts. Het gezondheidscentrum wilde al lange tijd meer digitaal werken, maar het kwam er maar niet van. Totdat ze wel moesten…

Innovatie in stroomversnelling door corona

“Vanaf maart 2020 zijn we in versneld tempo gedigitaliseerd”, vertelt praktijkmanager Wendy Stumpel. “Doordat we destijds werden overspoeld met coronavragen, hadden we te weinig capaciteit aan de telefoon en liepen de wachttijden op. We hebben toen de mogelijkheid tot het sturen van e-consults via MijnGezondheid.net ingevoerd, zodat we patiënten met niet-urgente hulpvragen op een andere manier te woord konden staan. We hebben toen ook videobel- en terugbelconsulten ingevoerd omdat we te weinig mensen in de praktijk konden ontvangen. Dankzij deze zorg op afstand konden we alsnog veel zorg bieden en voldoen aan de hulpvraag.”

“We wilden in die periode ook een nieuwe digitale telefooncentrale implementeren, maar vanwege de coronadrukte, duurde het even voordat we die wens konden realiseren. In februari 2021 zijn we uiteindelijk overgestapt op het telefoniesysteem van Vcare. Bij die overstap wilden we meteen een integratie met Medicom installeren. Zodat onze telefonie in één keer goed ingeregeld was. We hebben eerst uitgebreid overwogen of de voordelen van zo’n integratie de kosten waard zijn. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat de integratie telkens tientallen seconden tijd bespaart op een telefoontje van gemiddeld 2 à 3 minuten; een enorm verschil op de dagelijkse grote hoeveelheid telefoontjes. Dat gaf de doorslag.”

Een soepele implementatie

De implementatie van de telefoniecentrale en -integratie verliepen voorspoedig, aldus Stumpel. “PharmaPartners heeft een samenwerking met Vcare dus zij schakelden rechtstreeks met elkaar. Ik hoefde daar niet tussen te zitten. Dat werkte heel goed omdat zij dezelfde taal spreken. Ik had er dus alle vertrouwen in dat de implementatie goed zou gaan. En dat was ook zo. Doordat het telefoniesysteem en de integratie tegelijkertijd geïnstalleerd werden, leerden onze medewerkers ook meteen de integratie gebruiken tijdens de training. Na een dag waren we alweer up-and-running.”

Assistenten werken makkelijker en sneller

De Telefonie-integratie herkent het telefoonnummer van de patiënt die naar MC Loudon belt en toont zijn of haar gegevens op het scherm. Vanuit daar klikken assistenten direct door naar het dossier van de betreffende patiënt. Stumpel: “Onze assistenten en huisartsen gebruiken de integratie nu ruim een half jaar en zijn er erg blij mee. Het is een verademing voor ze. De Telefonie-integratie vergemakkelijkt en versnelt hun werk. Ook bij uitgaande telefoontjes scheelt het tijd. De huisarts of assistent hoeft geen telefoonnummer in te toetsen, maar klikt gewoon op het telefoonicoontje vanuit het patiëntdossier.”

De Telefonie-integratie is ook goed nieuws voor patiënten volgens Stumpel. “Zij hoeven nog maar kort hun identiteit te bevestigen en kunnen dan direct hun hulpvraag stellen. We komen dus sneller tot de kern van het gesprek. Dat maakt de telefoontjes efficiënter. Ook voor mij als praktijkmanager werkt de Telefonie-integratie makkelijk. Ik voeg regelmatig zelfstandig nieuwe gebruikers toe aan het systeem.”

Een klein lichtpuntje van corona

“Het is fijn om te kunnen zeggen dat corona, behalve veel slechts, ook iets goeds heeft gebracht”, besluit Stumpel. “Want door de druk die ontstond op onze praktijken, hebben we vernieuwingen in een razend tempo doorgevoerd. Daar plukken we nu de vruchten van. De Telefonie-integratie is een goed voorbeeld van die vernieuwingen. Het helpt ons makkelijker en sneller te werken.”