Digitaal Recept logische stap voor Apotheek Wassenaar

Medio januari startte Apotheek Wassenaar in Huizen met de module Digitaal Recept van PharmaPartners. Daarmee werkt de apotheek nagenoeg papierloos en nóg efficiënter dan ze al deed.  Apotheker/eigenaar Ali Aghagalal: “Apotheek Wassenaar loopt steeds voorop als het gaat om de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van ICT in de zorg. Deze overstap naar Digitaal Recept vormt een nieuwe uitdaging in de digitale innovatie die ons helpt onze organisatie verder te perfectioneren.”

Het digitaal verwerken van de recepten is voor Apotheek Wassenaar een logische stap in de ontwikkeling en groei van de apotheek. “We hadden geen enkele aarzeling om deze nieuwe stap te zetten”, licht Ali Aghagalal toe. “Sterker, het hele team keek er juist naar uit. In onze apotheek hanteren wij al een hele efficiënte werkwijze; we werken strikt volgens de basisprincipes van Lean Management. Telkens als we kans zien om het werkproces nóg efficiënter in te richten zullen we dat doen. Het hele team heeft deze ambitie geadopteerd.”

Soepele implementatie

De implementatie van Digitaal Recept onlangs is soepel verlopen. Dat heeft alles te maken met een goede voorbereiding, zegt Farmaceutisch Manager Mariska van Beek. “Iedereen heeft zich goed ingelezen. Er is documentatie naar alle medewerkers gestuurd, zodat ze zich goed konden voorbereiden. PharmaPartners heeft in de aanloop naar de introductie online een instructie gegeven en op de eerste dag dat we naar het nieuwe systeem zijn overgegaan was Fermalia Richards van PharmaPartners aanwezig om ons te ondersteunen. Door onze goede voorbereiding konden we als management vragen van onze medewerkers direct beantwoorden, dat draagt bij aan een vlotte implementatie.”

De eerste ervaringen van het team zijn heel positief. Ali Aghagalal: “De organisatie draait lekker.  Natuurlijk moest het team in het begin even wennen aan het nieuwe systeem. Jarenlang hebben we immers gewerkt met papieren recepten, dan vraagt zo’n overstap naar een digitaal systeem wel een aanpassing.” Mariska van Beek: “Omdat wij een enthousiast team hebben dat open staat voor verandering, ging dat wennen gelukkig snel.”

“Ik denk dat we minimaal tachtig procent papier besparen”

Beter milieu

Het belangrijkste voordeel van Digitaal Recept is volgens Ali Aghagalal dat Apotheek Wassenaar nog nauwelijks papier in de zaak gebruikt. En dat draagt bij aan een beter milieu. “Ik denk dat we minimaal tachtig procent papier besparen. Alleen bij de recepten die per fax of mail binnenkomen wordt nog papier gebruikt, hoewel dat ook  steeds minder wordt. Al met al scheelt dat bergen papier, want hier worden dagelijks vijf tot zeshonderd recepten verwerkt. Daar kwamen ook nog eens de etiketten bij die werden uitgeprint.”

Er zijn meer voordelen, vult Mariska van Beek aan. “De werkprocessen gaan veel sneller. We zijn inmiddels een paar weken operationeel en merken dat het aanschrijven van de recepten veel vlotter gebeurt. Apothekersassistentes hoeven niet meer op de printer te wachten en ook geen etiketten meer te plakken, alles gaat inéén keer door.”

v.l.n.r. Fermalia Richards, Miranda Geertsema, Mariska van Beek, Ali Aghagalal

Verbeterde veiligheid

De verbeterde veiligheid is ook een punt dat Ali Aghagalal genoemd wil hebben. Digitaal Recept vereist voor risicorecepten een extra controle in de computer waardoor de medicatieveiligheid verbetert. “Als iemand in een recept iets heeft gewijzigd valt dat meteen op. Terwijl we voorheen nog wel eens goed moesten zoeken of er iets was gewijzigd en wat dan precies. Elke wijziging wordt in Digitaal Recept geregistreerd; we zien alles. Dus kun je de controles veel beter uitvoeren.”

De introductie van Digitaal Recept was dus succesvol. “We lopen soms nog tegen wat kleine dingetjes aan, maar daarvoor bedenken we – in overleg met PharmaPartners – zelf oplossingen en gaan we ook bij onze apothekersassistentes te rade. Dat vinden ze heel fijn, want ze denken graag mee met de werkprocessen.”

“De werkprocessen gaan veel sneller. We zijn inmiddels een paar weken operationeel en merken dat het aanschrijven van de recepten veel vlotter gebeurt. Apothekersassistentes hoeven niet meer op de printer te wachten en ook geen etiketten meer te plakken, alles gaat inéén keer door.”

Samen digitaal op pad

Met Digitaal Recept breidt Apotheek Wassenaar haar digitale werkwijze verder uit. Deze ontwikkeling werd al een paar jaar geleden ingezet door de oprichter en oud-eigenaar van de apotheek, dhr. Wassenaar, vertelt Ali Aghagalal. “Iedereen is hier nieuwsgierig naar de digitale innovatie op het gebied van ICT in de zorg. Samen met de huisartsen proberen we onze cliënten mee te nemen op het digitale pad. Mooie voorbeelden hiervan zijn MijnGezondheid.net en de MedGemak app; hiermee kunnen cliënten heel veel zaken digitaal doen. We constateren dat steeds meer cliënten hier gebruik van maken.” Mariska van Beek, lachend: “Dat is een kwestie van goed opvoeden.”