“Honderden rekeningen printen is niet meer van deze tijd”

Apothekers enthousiast over innovatie Digitaal Factureren

Apotheek Hoogland in Sliedrecht en de Samenwerkende Apotheken Rijn en Gouwe in Alphen aan de Rijn startten als een van de eersten met de nieuwe module Digitaal  Factureren van PharmaPartners. De één nog ruim voor, en de ander midden in de coronacrisis. Wat zijn hun ervaringen? “In deze tijd blijkt digitaal factureren extra handig. Maar wees voorbereid op telefoontjes.”

Normaal stuurt Samenwerkende Apotheken Rijn en Gouwe maandelijks gemiddeld tweeduizend facturen. In april, net na de implementatie van de module Digitaal Factureren, verdubbelde dat aantal naar vierduizend. “Digitaal Factureren beleefde bij ons een goede start”, vertelt mede-eigenaar Toine Seesing. “Van tweeduizend klanten hadden we de juiste gegevens paraat om een factuur te mailen. Dat scheelde gelijk een hoop tijd, enveloppen en postzegels.” Ook volgens Anja Boxman van Apotheek Hoogland bleek Digitaal Factureren een mooie oplossing om cliënten tijdens de eerste coronapiek thuis per e-mail hun rekening te sturen. “Maar we hopen dat de mensen die thuisbleven vanwege de maatregelen nu weer langzaam naar onze balie komen.”

Online factureren is de toekomst

Digitaal Factureren is tijdens de Pharmacom Innovatiedag in 2019 als nieuw innovatieproject gekozen door een groep apothekers. Met de module kan de apotheek vanuit Pharmacom digitaal rekeningen versturen. De pilotfase is inmiddels afgerond; na de installatie van versie 512 van Pharmacom is Digitaal Factureren beschikbaar voor alle apotheken. Apotheken Hoogland en Rijn en Gouwe zijn beiden drievoudig winnaar van de innovatieprijs van apothekersvereniging KNMP. Bij nieuwe ontwikkelingen staan ze graag vooraan. Boxman licht toe: “Wij innoveren graag zodat we tijd overhouden voor goede zorg aan onze cliënten. Factureren kon bij ons efficiënter. Elke maand honderden rekeningen printen en postzegels plakken is niet meer van deze tijd.” “De oude methode is duur en arbeidsintensief”, vult apotheker Toine Seesing aan. “Online factureren is de toekomst. Je reduceert kosten en het is prettiger voor de klant.”

Boxman licht toe: “Wij innoveren graag zodat we tijd overhouden voor goede zorg aan onze cliënten. Factureren kon bij ons efficiënter. Elke maand honderden rekeningen printen en postzegels plakken is niet meer van deze tijd.” “De oude methode is duur en arbeidsintensief”, vult apotheker Toine Seesing aan. “Online factureren is de toekomst. Je reduceert kosten en het is prettiger voor de klant.”

Totaaloverzicht van alle facturen

Apotheek Hoogland werkt nu enkele maanden met Digitaal Factureren. “Fantastisch”, vindt Boxman. “In één oogopslag zie ik alle rekeningen op mijn
beeldscherm. Met de zoekfunctie kan ik ze controleren en aanpassen. Ik kan er snel facturen uithalen die toch naar de verzekeraar moeten en rekeningen boven een bepaald bedrag selecteren.”

In Apotheek Hoogland doet de 70-jarige voormalig assistente Thea Boer nog steeds de administratie. Zij pikte de nieuwe werkwijze snel op. “Eerlijk gezegd zag ik er best tegenop, maar het viel gelukkig mee. Als je gewoon aan het werk gaat, wordt het vanzelf leuk om te doen. Ik ben ook best trots dat ik dit nog kan en mag doen.”

Wees voorbereid op vragen

Apotheek de Herenhof startte als eerste van de zeven Samenwerkende Apotheken Rijn en Gouwe met de implementatie van Digitaal Factureren. Midden in de crisis. Seesing: “Ik dacht: ‘Dit is precies wat we nodig hebben.’ Eén druk op de knop en je factuur is verstuurd, dus laten we het niet moeilijker maken dan het is en gewoon starten.”

“In de eerste drie apotheken ging het in één keer goed”, vervolgt Seesing. “Daarna pakte het niet meer meteen helemaal goed uit. Dat was onze eigen fout. We namen te weinig tijd en negeerden het advies van PharmaPartners om klanten van tevoren te informeren over onze nieuwe werkwijze. De factuur is pas zichtbaar na opening van de mail. Daardoor is niet gelijk duidelijk dat het een rekening van de apotheek is. Wij werden platgebeld door mensen die dachten dat het spam was. Als je vooruit wilt lopen, dan struikel je af en toe. Dat hoort erbij. Ik weet zeker dat het uiteindelijk goed uitpakt in alle apotheken.”

Ook Apotheek Hoogland kreeg na het versturen van de eerste digitale facturen veel telefoontjes. Boxman: “Dat was eenmalig vanwege de nieuwigheid. Mijn tips: zorg dat assistentes voorbereid zijn op vragen. Cliënten kunnen de facturen niet altijd openen op hun telefoon, maar wel op een tablet of computer. Dat moeten mensen even weten. Het leuke is dat ze daarna vaak gelijk betalen.”